Rondreizend werken: wi-fi, persoonlijk, focus en effectiviteit

De laatste maanden reis ik nogal rond. Rond de jaarwisseling was ik in New York. Om vakantie te vieren en om de afronding van mijn boek 'Zo, nu ben je wees' te vieren (en om me te oriënteren op een handige manier om het boek in de VS uit te geven). Begin februari vertrok ik naar Cap d'Ail in Frankrijk om mijn tanden in een fijn social media project in de hospitalitybranche te zetten (dat was overigens niet het enige waar de tanden in gezet konden worden, wat een heerlijke keuken zeg). Aansluitend vloog ik naar Dublin voor een volgende stap in de boekmissie en om contacten te leggen met Ierse media. Wat gelukt is. Leerzaam hoor, het journaille werkt toch in sommige landen echt anders dan in Nederland. Ik leer ieder dag weer bij. Leuk al die reizen. Dankzij het alomtegenwoordige wifi kun je overal 'gewoon' doorwerken. Op vliegvelden, in café's, in hotels en bij AirBNB-hosts. Hartstikke fijn. Met werkdocumenten in the cloud kun je toch projecten door laten lopen. Dat is fijn voor je opdrachtgevers en fijn voor jezelf. Maar wat betekent het, en hoe doe je dat?

Persoonlijk
Maar waarom zoveel rondreizen als je ook online contact kunt onderhouden met deze en gene? Wel, ik heb daar diverse redenen voor. Allereerst de persoonlijke factor. Als je een opdrachtgever goed wilt instrueren en echt aan strategievorming doet, werkt het veel sneller als je naast elkaar achter een laptop of gewoon aan een kop koffie zit, dan dat je Skypet over zakelijke gevoeligheden of lange genuanceerde berichten over en weer stuurt. Ik zeg niet dat dat onmogelijk is (want dat is niet zo), maar het werkt gewoon prettiger. Met name als je internationaal contact hebt en de online communicatieve mores zijn nét even anders dan in Nederland. Wat toch wel zo is als je zaken doet met Franse ondernemers. De follow-up kan dan wel weer gemakkelijk online. In Ierland is de persoonlijke aanpak zelfs 'key'. Met name in de Ierse journalistiek blijkt het zo dat het eigenlijk, met alle respect, één grote wandelgang is. Persberichten sturen kán, maar contacten zijn veel effectiever. Een illustratie: ik zat in een lunchcafé à la Seats2Meet in Dublin (The Third Space. Lovely. Uitstekende keuken, aardige mensen, toffe muziek) waar ik een documentairemaker ontmoette. Ik vertelde hem over mijn WeesWijzer-project. Hij belde meteen een journalist die twintig minuten later bij ons aan de thee-met-melk zat. Enorm veel tips gekregen. Dat hád online gekund, maar dit bleek vele malen sneller. De online follow-up is ook hier weer eenvoudig. Maar de nieuwsdichtheid is groter en geconcentreerder dan ik ooit via een persbericht (hoe 'social media release' die ook was geweest) had kunnen bereiken in twee uur tijd. De nuances in het gebruik van sociale media en de toepassing in het dagelijks werkende leven lopen best uiteen in verschillende landen. Al is Dublin nog geen anderhalf uur van Nederland verwijderd.

Focus
Een tweede factor voor mij is focus. Ik heb doorgaans een nogal vol hoofd. Druk met ideeën die all over the place zijn. Heb gewoon veel projecten en doelen daarin, en dat betekent dat ik veel moet schakelen. Dat is niet erg, maar het maakt het soms wel moeilijk om me te focussen op één project wanneer dat Echt Af Moet. Ik merk dat als ik in het buitenland ben, het gemakkelijker voor me is om chunkwise te werken. Lijstjes afvinken. Overzicht houden. De reis naar een ander oord maakt prioriteiten voor mij helder. Niet dat ik die uit het oog was verloren, maar je kunt soms zo opgaan in de waan van de dag. Op locatie werken (bij tijd en wijle, niet altijd) geeft me rust in mijn hoofd. Eigenlijk vakantie tijdens het werk. Maar dat je dan ook nog efficiënt bent. Hoe fijn is dat.

Inspiratie
Een derde factor voor mij is inspiratie. Waar vreemde ogen dwingen (je snel te laten presteren), kijken diezelfde ogen ook fris naar wat je doet. En krijg jij de gelegenheid 'de wereld' ook door die ogen te bekijken. Dat biedt frisse ideeën en geeft je soms net even dat duwtje om je project in de juiste richting te krijgen. Het maakt ook dat je sneller oplossingen herkent als ze je pad kruisen. En ja, de Franse cuisine en de Ierse Guinness helpen ook qua gezelligheid aan het eind van zo'n werkdag.

Tools
Onderweg gebruik ik verschillende tools om het werken (en het terloopse kennisdelen) prettiger te maken. Een greep uit de online grabbelton:

Squarespace
Voor het onderhouden van mijn blog maar óók voor het inkijken van de database binnen Squarespace om boekbestellingen (voor 'Zo, nu ben je wees') via mijn website te kunnen verwerken. Kan ze bekijken op mijn iPhone, laptop of iPad, en vervolgens doorsturen aan mijn huis-en-kat-oppas, zodat bestellingen snel verzonden kunnen worden binnen Nederland.
Zie: Squarespace.com. 

Google Docs
Een oude bekende inmiddels (wie gebruikt het niet?), maar erg handig als je op afstand simultaan wilt samenwerken aan iets dat vlot gedaan moet worden. 

Yammer op de iPhone
De mobiele Yammer-app werkt steeds beter. Waar 'ie zes maanden geleden nog om de haverklap vastliep, werkt het nu vele malen stabieler. Snel vragen beantwoorden via je iPhone in een groepje kan zo erg gemakkelijk. Sommige mensen doen dit liever via Whatsapp. Dat gebruik ik dan weer liever privé. Zo heeft ieder zijn eigen voorkeuren. Hier is niks jammers aan.

iBooks
De app op mijn iPhone maakt het gemakkelijk om bespreekstukken (facturen, offertes, plannings, adviesnotities) voor vergaderingen bij de hand te houden. Easypeasy.

Presenter Pro
Je iPad aan een beamer hangen en gaan maar. Je device is dan meteen je remote.

Willekeurig welke RSS-reader
Op de hoogte blijven van nieuws in je branche doe je waarschijnlijk via Twitter. Bless you. :-) Toch kijk ik dagelijks nog in mijn feed reader om 'niks te missen'.

Apps van luchthavens
Het is gewoon handig om op de hoogte te blijven van evt. veranderingen van je vlucht, zonder dat je op het laatste moment het haasje bent. 

Skype mobiel of FaceTime
Omdat het toch wel handig is om elkaar even te zien als je belt met het Nederlandse front. Niet aan te raden in werkcafé's. 

Lampie 
Omdat iedere damestas, ook in het buitenland, een soort Bermudadriehoek is, en je niet te lang bij een voordeur wil staan grabbelen, op zoek naar je sleutels. Zie hier het licht.

Er zijn tal van andere handige apps en tools te noemen om handiger onderweg te werken. Komt u maar door.

Bon voyage, slán go fóill (bye for now)!