Werken met interne wiki's: maak het zo prettig mogelijk

Deze week staat er in Intermediar een artikeltje over het gebruik van interne van wiki's in bedrijven. Het ging over Geek Squad, een nerdy bedrijf (dat zichzelf ook als zodanig positioneert en), dat vol enthousiasme startte met een wiki. Al snel bleek dat medewerkers er eigenlijk niets mee deden. Wat was het geval? De geeks waren massaal te vinden op het spel Battlefield 2, waar tijdens de gevechtspauzes dan weer wel steevast over werk werd gekeuveld. De wiki was dus overbodig. Toen ik het artikel las, bekroop me de gedachten: "als al die collega's continu op Battlefield 2 zitten...wanneer wérken ze dan?".

Er zijn ook voorbeelden van interne wiki's die wél werken. Afgelopen zomer werkte ik aan een project voor A New Spring, een e-learningontwikkelaar in Rotterdam. Hartstikke leuk, aardige mensen, en ze werkten ook nog met een interne wiki! Zij hadden het wel ietsje handiger georganiseerd dan de nerds van Geek Squad (hoe vertederend ze ook mogen zijn), want vrijwel alle gezamenlijk te gebruiken informatie was te benaderen vanuit de wiki. Iedereen was (en is) dan ook fan van het ding.

Ik ben dol op web 2.0 (wanneer gaan we eigenlijk van die term af?)-toepassinkjes als de wiki. het is dan wel handig om er vooraf goede afspraken over te maken. Want al is de wiki het ultieme democratische medium; het werkt pas als het voor iederéén werkt.

Tips om teleurstelling te voorkomen
1. Spreek af wie de beheerder van de wiki is. Ja, je leest het goed: beheerder. Want iémand heeft toch aan de bel getrokken toen Mabel de informatie over zichzelf had opgeleukt in Wikipedia?
2. Stel een handige navigatie samen. Orden alle informatie slim in hoofdcategorieën, en daarna kun je zoveel verschillende pagina's maken als je wilt.
3. Spreek met elkaar af wat voor soort documenten je wél en niét op de interne wiki huisvest.
4. Bewaar niet veertigduizend versies van één document op je wiki: dodelijk verwarrend.
5. Werk je toch met versies, kies dan voor heldere codering, en niet zoiets vaags als "echt de definitieve versieDEFFF.doc" of zoiets. Kansloos...
6. Zorg ervoor dat iedere collega wéét hoe het werkt.
7. Kies en wikiplatform dat voor iedereen prettig werkt.